Organiser un événement 100% responsable, est-ce possible ?

Le 08 septembre s'est tenue notre seconde conférence « Le Vrai du Faux de la Conso » qui a eu lieu durant le salon Produrable, sur le thème "Organiser un événement 100% responsable, est-ce possible ?" 

Quel est l'impact environnemental d'un événement ?

Un évenement est la vitrine d'une entreprise, il véhicule son image et porte ses valeurs. Il a cependant un impact environnemental dont il faut prendre conscience, impact plus ou moins important selon son dimensionnement et son organisation.

Chaque élément de l'événement, visible ou invisible joue un rôle dans l'empreinte environnementale de celui-ci : lieu, nombre de participants, restauration, mobilier, logistique, transport... Il faut ainsi considérer les émissions carbones liées au transport des personnes, à la consommation d'électricité, d'eau et de gaz, à la quantité de déchets générés (restauration, décoration...), etc.

De nombreuses initiatives sont mises en place pour calculer l'impact environnemental des événements dans l'objectif de le réduire. En voici 2 exemples : 

• Une étude réalisée par SFR et Eneris a permis de calculer l'impact carbone d'un festival de musique "standard" accueillant 50 000 festivaliers. Au total, celui-ci émet 1 000 tonnes équivalent CO2, ce qui correspond à 400 allers-retours Paris-New York en avion ou 100 tours de la terre en voiture.
• Dans le cadre de sa politique de neutralité carbone, le salon Produrable a calculé l'empreinte carbone de l'édition 2019 : 328 tonnes équivalent CO2, soit 38 kgéqCO2 par participant.

Ces chiffres sont révélateurs de l'urgence à mettre en place des solutions pour réduire l'empreinte environnementale des événements, d'autant plus si l'on considère l'objectif de neutralité carbone à atteindre d'ici 2050. 

Comment calculer l'impact de mon événement ?

Comment organiser un événement responsable ?

Le lieu 

• Préférez un lieu proche de vos bureaux ou des transports en commun afin de limiter les modes de déplacement polluants (avion, voiture...). Vous pouvez aussi penser à des solutions de transport de groupe prévues pour limiter le transport individuel.
• Privilégiez un lieu qui a déjà mis en place une réelle politique RSE : éco-conception, réduction de la consommation d'électricité, gestion des déchets...
• Enfin, pensez à vos invités et intervenants lointains : comment les faire participer à l'événement en réduisant leur empreinte carbone ? La digitalisation de tout ou partie de l'événement est une piste intéressante.

L'aménagement / la décoration

• Privilégiez les matériaux réutilisés ou réutilisables pour réduire les déchets et choisissez un montage du mobilier sur le lieu de votre évenement pour économiser en logistique, et en volume dans le transport.
• Limitez les déplacements : choisissez là aussi un prestataire local qui source ses matières en circuit-court.
• Misez sur le réemploi et l'adaptabilité des solutions tout autant que sur le matériau utilisé. 
• Allez à l'essentiel : c'est bien souvent le superflu "gadget" et éphémère qui est une source de pollution évitable.

La restauration

L'alimentation est le second poste le plus important en termes d'émissions carbones après les transports lors d'un événement : c'est la provenance des aliments choisis qui pèse dans la balance carbone. De plus, la restauration génère une quantité de déchets importante, que ce soit les restes de nourriture ou la vaisselle utilisée. 

→ Les solutions :

• Choisissez un traiteur qui propose des menus de saison, cuisinés à partir de produits locaux et bio si possible. Et pourquoi pas choisir un menu végétarien ? Selon une étude parue dans Climatic Change, un régime végétarien réduit de plus de 50% l'empreinte carbone liée à l'alimentation humaine (lire l'article complet).
• Demandez de la vaisselle réutilisable ou consignée et éliminez définitivement ainsi la vaisselle jetable.
• Ajustez les quantités, rien ne sert de prévoir trop de nourriture si elle doit ensuite finir à la poubelle. Et pour éviter le gaspillage, vous pouvez envisager de distribuer des doggy bags à la fin de l'évenement aux participants ou bien contacter des associations qui récupèrent les denrées non consommées et les redistribuent aux personnes en difficultés. 

Les déchets 

Tout événement génère des déchets qui sont rarement bien gérés par les organisateurs d'un évenement.

→ La solution : anticipez et organisez la gestion des déchets en amont avec vos prestataires, en mettant plus particulièrement l'accent sur le recyclage et le compostage. Des solutions existent dans chaque commune et des entreprises sont spécialisées dans la gestion des déchets. Pensez à mettre en place des poubelles de tri bien réparties sur le lieu de l'évenement et sensibilisez les participants dans votre communication.

Le personnel 

La communication et ses supports

• Le message engagé de votre événement
• Les supports de communication : impression des invitations, les flyers, l'affichage... autant de papier qui finira à la poubelle à la fin de votre évenement, pour être au mieux recyclé, au pire enfoui ou brulé.

• Utilisez votre événement et son éco-conception pour sensibiliser les participants : l'idée n'est pas d'organiser un événement responsable seulement à un instant T, mais d'enclencher toute une démarche écologique pour l'entreprise et ceux qui la cotoient. Soyez vecteur d'inspiration au changement. Utilisez l'événement comme outil de sensibilisation et faites durer la démarche.
• Privilégiez l'envoi en ligne pour les invitations et le programme de votre événement, et utilisez une application qui permettra d'accéder à toutes les informations de votre événement.
• L'impression reste importante pour vous ? Choisissez du papier fabriqué en France, de préférence recyclé ou ensemencé. Choisissez un imprimeur qui utilise des encres respectueuses de l'environnement et pensez au recto-verso.
• Sur place, supprimez les flyers et utilisez des affiches géantes pour afficher l'information sur place.

L'objet publicitaire 

• utilité : choisissez un objet en lien avec votre évenement, votre entreprise et votre cible. Plus l'objet aura du sens, plus il sera conservé et aura un impact positif sur votre marque.
• qualité : un objet de qualité aura une valeur perçue plus importante, valorisant aussi votre marque.
• durabilité : un objet qui dure donnera une visibilité de long terme à votre marque, optimisant ainsi l'impact de votre communication.

De plus, il est évidemment primordial que vous connaissiez les conditions de fabrication de l'objet publicitaire : matières utilisées, pays de fabrication... Vous devez être convaincu de l'éthique de votre objet publicitaire avant de l'offrir ! 

Inutile de démultplier les objets publicitaires lors de votre événement, un seul objet publicitaire bien choisi sera plus efficace que 5 objets peu éthiques et de mauvaise qualité. En effet, plus de 90% des français se disent prêts à recevoir moins d’objet pub si ils sont plus qualitatifs (source : étude 2FPCO).

Pour en savoir plus sur les attentes des français en matière d'objet publicitaire, consultez notre article détaillé.

Et pourquoi pas un événement digital ?

Organiser un événement en mode digital réduira considérablement son empreinte carbone : pas de transport, pas de matériel, pas de restauration... les gains sont multiples.

Mais il reste une source de GES malgré tout : la pollution numérique. Il sera donc là aussi nécessaire de bien réfléchir à l'organisation de cet événement : stockage de données, utilisation de l'audio plutôt que de la vidéo, etc.

En conclusion

La check-list de l'organisateur.rice d'événement éco-responsable 

Check-list en rimes proposée par La Koncepterie :

1. Anticiper pour limiter les déchets et réutiliser
   Matériel, signalétique, denrées, etc...
2. Faire un cahier des charges pour que vos parties prenantes soient à la même page
   Osez demander une offre végé aux traiteurs interrogés et faites ainsi bouger le secteur.
3. Être sympa avec ses prestas et avec soi 
   Il ne s'agit pas de faire parfaitement mais d'agir et de faire de son mieux. 
   
4. Veiller à la cohérence pour un impact immense
   On évite les gobelets en plastique quand on veut sensibiliser à la sauvegarde de la planète.
   
5. Penser la communication pour favoriser la mobilisation
   Faites ainsi adhérer le secteur et vos collaborateurs.
   

6. Avec votre coeur, devenez acteur : engagez vous dès MAINTENANT 

• pensez à votre prochain événement 

• choisissez un petit pas pour le rendre plus responsable 

• et rentrez une deadline dans votre agenda.

Le jour J : c’est bon, vous êtes passé.e.s à l'action ?

• Partagez votre bonne pratique sur les réseaux sociaux avec le #changeyourevent

• L'objectif : devenir tou.te.s actrices.eurs d'un événementiel meilleur !